Bolagsstämma

Denna informationstext riktar sig till alla vars personuppgifter behandlas i samband med Ålands Ömsesidiga Försäkringsbolags, Ömsens, bolagsstämma. Den angivna informationen riktar sig således till Ömsens delägare och alla andra personer som av olika orsaker närvarar vid bolagsstämman.

1. Den personuppgiftsansvarige och kontaktuppgifter

Ålands Ömsesidiga Försäkringsbolag, FO-nummer

Adress:             Köpmansgatan 4, 22100 Mariehamn, Åland, Finland
Telefon:            +358 18 27 600
e-post:             info@omsen.ax

Kontakt avseende denna informationstext

e-post:             dso@omsen.ax

2. Ansvar för dina personuppgifter

Ömsen ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter oavsett om uppgifterna behandlas av oss eller av en tjänsteleverantör.

3. Syfte och laglig grund för insamling och behandling av dina personuppgifter

Personuppgifter gällande delägare och ombud behandlas för att sammanställa anmälningar till bolagsstämman och för att säkerställa att deltagarna har rätt att delta i stämman. Personuppgifterna behandlas även för att skriva ut en deltagarförteckning, fastställa röstlängden, utskrift av röstsedlar samt för att genomföra eventuell röstning. Utöver detta kan personuppgifterna komma att behandlas för andra ändamål som ansluter sig till ordnandet av bolagsstämman och det efterföljande arbetet.

Till bolagsstämmoprotokollet kommer en deltagarförteckning att bifogas. Förteckningen innehåller namnet på de delägare som deltar i stämman, namn på eventuella ombud, antalet röster och röstsedlar.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på Ömsens rättsliga förpliktelse eller berättigade intresse. I första hand är behandlingen av personuppgifter nödvändig för att fullgöra Ömsens rättsliga förpliktelse att anordna bolagsstämma och upprätthålla en delägarförteckning i enlighet med den finska försäkringsbolagslagen, (521/2008), och aktiebolagslagen, (624/2006).  I andra hand kan Ömsen komma att behandla personuppgifter grundat på berättigat intresse, i dessa fall behandlar Ömsen personuppgifterna efter en intresseavvägning för att säkerställa att de registrerades rättigheter och friheter inte kränks.

4. Behandlade personuppgifter och dess ursprung

Personuppgifterna samlas i först hand in från de registrerade. Företräds en delägare av ett ombud samlas ombudets uppgifter in från den berörda delägaren.

De insamlade uppgifterna kontrolleras mot interna register för att säkerställa delägarens rätt att delta i stämman samt för att fastställa antalet röster respektive delägare har rätt till.

För att verifiera de insamlade uppgifterna kan dessa kontrolleras mot offentliga register.

Personuppgifter som behandlas:

• Namn, personbeteckning, titel
• Telefonnummer
• Anteckningar i stämmoprotokoll, (till exempel anmälan om avvikande mening, eller vid utövande av delägares rätt att lämna förslag, uttala sig eller ställa frågor under bolagsstämman)
• Information om hur du röstat kan behandlas till vid rösträkning samt röstredovisning i den mån dina röster kan kopplas till dig, (t.ex. om ett visst antal röster kan hänföras till antalet andelar du innehar)
• Information om eventuellt ombud samt ombudets personbeteckning

5. Delande av personuppgifter

För att tillhandahålla den elektroniska anmälan samt för att sammanställa deltagarlista och röstlängd anlitas Euroclear Finland Ab, Fo-nummer 1061446-0. Personuppgifterna behandlas av nämnda tjänsteleverantör inom ramen för mellan parterna upprättat avtal. Uppgifterna skyddas genom tekniska och organisatoriska åtgärder innefattande kryptering och behörighetsbegränsningar.

Utöver ovan nämnda tjänsteleverantörer utlämnar Ömsen inte rutinmässigt uppgifterna till tredje part.

Ömsen utlämnar inte personuppgifterna till länder utanför EU/EES.

6. Lagring av dina personuppgifter

Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att fullgöra de ändamål för vilka uppgifterna har samlats in, om inte annat krävs eller är tillåtet enligt gällande lagar och regler.

Uppgifter som utgör en del av stämmoprotokollet eller bilagor därtill sparas som en del av protokollet i enlighet med försäkringsbolagaslagen/aktiebolagslagen. Övriga uppgifter raderas när de inte längre är nödvändiga för upprättandet av protokollet eller för att verifiera dess riktighet.

7. Den registrerades rättigheter

Delägare eller annan enligt denna dataskyddsbeskrivning registrerad person har, i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, följande rättigheter i enlighet avseende behandling av personuppgifter:

Rätt till information:                       
Ömsen publicerar denna informationstext för att hålla dig informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter i samband med bolagsstämman.

Rätt till tillgång:                              
Delägare, eller annan registrerad, har rätt få tillgång till personuppgifter som berör personen i fråga och behandlas av Ömsen.

Rätt till rättelse:                             
Delägare, eller annan registrerad, har rätt att begära att Ömsen rättar eller kompletterar felaktiga eller ofullständiga personuppgifter som rör personen i fråga.

Rätt till radering:                            
Delägare, eller annan registrerad, har rätt att begära att vi tar bort personuppgifter som berör personen i fråga och om Ömsen saknar en rättslig grund att fortsätta behandlingen kommer de att raderas.

Rätt att göra invändning:                
Delägare, eller annan registrerad, har under vissa förutsättningar rätt att invända mot att Ömsen behandlar personuppgifter om personen i fråga.

Rätt att begränsa behandling:         
Under vissa förutsättningar har delägaren, eller annan registrerad, rätt att be Ömsen begränsa behandlingen av personuppgifter om personen i fråga. Detta innebär att Ömsen fortsättningsvis får lagra personuppgifterna men inte behandla dessa ytterligare utan tillåtelse från personen i fråga eller i anledning av juridiska anspråk.

Rätt till dataportabilitet:                 
I vissa fall har delägaren, eller annan registrerad, rätt att få ut de personuppgifter Ömsen behandlar om personen i fråga på ett strukturerat allmänt använt och maskinläsbart format samt överföra sådana personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan hinder.

Rätt att klaga till tillsynsmyndighet: Om delägare, eller annan registrerad är missnöjd med hur Ömsen behandlar personuppgifter har personen i fråga rätt att lämna in klagomål till Dataombudsmannens byrå.

8. Ytterligare information

Ömsen använder sig inte av automatiskt beslutfattande.

Här är våra handlingar till stämman 25.04.2023.